SENAITE LIMS vs. kommerzielles LIMS: was Sie vor der Wahl wissen sollten

Labore behalten ein LIMS viele Jahre. Deshalb ist die erste Wahl auf eine Weise teuer, die die erste Rechnung nicht zeigt. Eine schlechte Passung zeigt sich später, wenn der Ablauf gewachsen ist, ein neues Gerät angebunden werden muss und der Einzige, der das System ändern darf, in Monaten rechnet. Dieser Beitrag handelt von diesem langen Blick, nicht von der Demo.

Zwei Beschaffungsmodelle

Ein kommerzielles LIMS wird lizenziert, meist pro Benutzer und Monat oder Jahr, dazu kommt ein Einführungsprojekt. Der Code gehört dem Hersteller, er entscheidet über die Roadmap. Dafür haben Sie einen Verantwortlichen für das Produkt und oft eine ausgefeilte Oberfläche für die Abläufe, die der Hersteller am häufigsten sieht.

Ein Open-Source-LIMS wie SENAITE hat keine Lizenzgebühr. Sie bezahlen die Menschen, die es einrichten, anpassen, Ihr Team schulen und es betreiben, ob eigene Mitarbeiter oder ein Partner. Konfiguration, eigener Code und Daten gehören Ihnen, und die Entwicklung des Kerns findet öffentlich statt.

Keines ist grundsätzlich besser. Sie legen Kosten und Kontrolle an unterschiedliche Stellen.

Kosten über zehn Jahre

Die Gesamtkosten verteilen sich auf vier Posten:

1. Lizenz oder Abonnement. Pro Benutzer bei einem kommerziellen LIMS, null bei SENAITE.
2. Einführung. Brauchen beide. Bei SENAITE ist das meist ein Workshop und die Konfiguration und Entwicklung danach.
3. Anpassungen und Schnittstellen. Brauchen beide. Der Unterschied ist, wer sie machen darf, siehe unten.
4. Betrieb. Hosting, Monitoring, Backups, Updates. Ihre IT übernimmt das, oder Sie bezahlen jemanden dafür.

Einige Zahlen zur Orientierung, aus Ausschreibungen und Projekten, die wir bei mittelgroßen Laboren (etwa 15 bis 40 Benutzer) im deutschsprachigen Raum gesehen haben. Sie stecken einen Rahmen ab, sie sind kein Angebot:

• Kommerzielle Abonnements für ein Labor mit 25 Benutzern bei EUR 2.500 bis 3.000 pro Monat, das sind EUR 300.000 bis 360.000 über zehn Jahre allein für die Lizenz.
• Kommerzielle Einführungsprojekte bei EUR 24.000 bis 60.000.

Auf der SENAITE-Seite ist der laufende Posten der Betrieb. Unsere SENAITE-Care-Pläne kosten EUR 300, 600 oder 1.200 pro Monat. Mit dem Professional-Plan zu EUR 600 sind das EUR 72.000 über zehn Jahre. Dazu kommen der Workshop, Entwicklung speziell für Ihr Labor und entweder Ihr eigener Server oder Hosting, das wir je Installation anbieten.

Ihre eigenen Zahlen hängen von Benutzern, Standorten, Schnittstellen ab und davon, wie viel Betrieb Ihre IT selbst übernimmt. Stellen Sie alle vier Posten über zehn Jahre nebeneinander, bevor Sie vergleichen.

Wer das System ändern darf

Die nützliche Frage ist nicht, ob sich ein LIMS anpassen lässt, sondern von wem.

Bei SENAITE liegen eigene Berechnungen, neue Felder, ein bestimmtes Berichtslayout oder ein Import für ein Gerät, das sonst niemand nutzt, in einem Add-on neben dem Kern. Schreiben kann es jeder, der Python und den Add-on-Aufbau von SENAITE kennt. Wir tun das täglich. Ihr eigener Entwickler kann es, ein anderer Dienstleister auch. Der Code liegt in Ihrem Repository.

Bei einem kommerziellen LIMS ändert der Hersteller, er bietet an und er plant ein. Für Standardfunktionen funktioniert das. Bei speziellen Abläufen ist es der häufigste Grund, den uns Labore für den Abschied von ihrem bisherigen System nennen.

Abhängigkeit

Ein LIMS enthält Daten, die schwer wiederherzustellen sind. Die Kosten eines Wechsels entstehen an drei Stellen:

• Daten. Können Sie Ihre eigenen Daten vollständig lesen? Bei SENAITE steht das Datenmodell im Code, und die JSON-API liefert jedes Objekt. Bei einem kommerziellen LIMS bekommen Sie, was der Hersteller exportiert.
• Konfiguration. Status, Rollen, Spezifikationen, Berechnungen und Berichtsvorlagen sind Jahre Arbeit Ihres Labors. Bei SENAITE liegen sie in Ihrem System und in Ihrem Add-on.
• Schnittstellen. Geräteanbindungen, Exporte an andere Systeme, Skripte. Bei SENAITE gehört dieser Code Ihnen.

Compliance

ISO 17025 fragt, ob Verfahren, Personal und System Ihres Labors zusammen nachvollziehbare, beherrschte Ergebnisse liefern. Das Lizenzmodell entscheidet das nicht. Das System trägt einen Audit-Trail, eine Zugriffskontrolle und einen erzwungenen Ablauf bei.

SENAITE speichert zu jeder Änderung einen Snapshot mit Benutzer und Zeit, erzwingt, wer empfangen, eintragen, verifizieren und veröffentlichen darf, und kann bis zu vier Verifizierungen je Ergebnis verlangen. Ob der Einreicher sein eigenes Ergebnis verifizieren darf und ob eine Person zweimal verifizieren darf, sind Einstellungen, die Ihr Labor festlegt. Ab Werk fehlt eine elektronische Signatur nach 21 CFR Part 11: ein eigener Signaturakt mit erneuter Passworteingabe und ausgewiesener Bedeutung. Ein Labor unter Part 11 ergänzt diese Schicht und validiert das System, oder es wählt ein Produkt, das sie vorvalidiert mitbringt. Unser Compliance-Beitrag geht die Klauseln durch.

Ein Vorteil von Open Source dabei: Ein Auditor kann genau sehen, was läuft. Wo ein Hersteller mit einer Erklärung antwortet, antworten Sie mit dem Code.

Wann ein kommerzielles LIMS die bessere Wahl ist

Wir sagen es, wenn es so ist:

• Der Hersteller verkauft genau Ihren Ablauf. Manche Branchenprodukte sind auf eine Art Labor zugeschnitten. Ist Ihres so eines und bleibt es so, kostet die fertige Passung weniger als Flexibilität.
• Sie wollen überhaupt keinen technischen Partner. Open Source braucht jemanden, der konfiguriert, aktualisiert und erweitert, intern oder extern. Wollen Sie beides nicht, ist ein Hersteller einfacher.
• Sie brauchen vom Lieferanten validierte Part-11-Signaturen. Ein Produkt, das sie mitbringt, erspart Ihnen dieses Projekt.

Wann SENAITE die bessere Wahl ist

• Ihr Ablauf ist Ihr eigener. Industrielle Qualitätskontrolle, Umwelt- und Wasserlabore, Forschungsinstitute, Labore mit ungewöhnlichen Berechnungen. Bereiche, in denen kaum zwei Labore gleich arbeiten.
• Die Benutzerzahl wächst. Ohne Gebühr pro Benutzer kostet das zehnte oder vierzigste Login nichts.
• Sie wollen den Code lesen. Sicherheitsbewusste IT-Abteilungen, regulierte Labore, Organisationen, die schon einmal an einem Hersteller festhingen.
• Ihre Daten müssen bei Ihnen bleiben. Behörden, Versorger, alle mit Anforderungen an Datensouveränität. SENAITE läuft auf Ihren eigenen Servern.

So gehen Sie bei der Auswahl vor

1. Ein Testsystem starten. Das öffentliche Docker-Image läuft in wenigen Minuten und zeigt Oberfläche und Probenablauf.
2. Den Workshop machen. Drei Tage mit Ihren eigenen Probenarten, Leistungen und Abläufen, danach haben Sie ein konfiguriertes System, das Sie behalten. Details hier.
3. Zehn Jahre rechnen, nicht eines. Die Lizenz ist ein Posten von vier.

Wenn Sie das durchsprechen möchten, melden Sie sich.